ペーパーレスと業務時間短縮に成功!SPALO×LINE WORKS活用で事務効率化を実現

ウェルシア様インタビューの画像1

ウエルシア介護サービス株式会社
在宅営業部 副部長 訪問介護部門 部門長 長谷川愛 様(左)
営業所所長 訪問介護トレーナー 曽根篤史 様(右)

1971年に設立し、現在はウエルシアグループの一員として介護事業を大きく展開しているウエルシア介護サービス株式会社様。
同社は、地域の健康づくりをトータルサポートするというミッションを掲げている介護事業会社です。
誰もが健康に生き生きと人生を送りたいという願いに応えるために、ドラッグストア・調剤と相互に結びつき、トータルでサービスを提供しています。
介護業界の環境や法制度を背景に、IT化によるペーパーレスと事務的業務の効率化が実現できるツールを探していたところ、弊社のSPALOにたどり着いたのこと。
今回は、同社の在宅営業部副部長の長谷川様と営業所所長兼トレーナーの曽根様に、導入の経緯や効果についてお話をお伺いしました。

【事業内容・役割について】
ーまずは貴社の事業内容とお二方の役割についてお聞かせください。

ウェルシア様インタビューの画像2

▲つくば本社にて
訪問介護部門 部門長 長谷川様

長谷川様
弊社の介護事業におけるサービス領域は多岐に渡りますが、大別すると在宅サービスと施設サービスの2つがあります。
うち、在宅サービスの訪問介護事業は、茨城・埼玉・千葉にて計14事業所を展開しており、弊社の主力事業です。
具体的には、「住み慣れた自宅でいつまでも暮らしたい」というご利用者のご要望に対し、身体介護・生活援助・自立支援などの介護支援を行います。
従業員525名のうち250名が在籍する従業員割合からみても、訪問介護事業は弊社の”顔”です。
長谷川様
私は、訪問介護部門の部門長として14営業所の管理・統括を行っています。
訪問介護サービスの運用管理から人員管理まで、訪問介護部門の管理を全て担っております。
曽根様
私は、介護福祉士であると同時に、下館営業所所長兼訪問介護部門トレーナーを務めています。
役割としては、下館営業所の管理、訪問介護部門のスタッフの育成・サービスの質の向上に向けた品質管理を行っています。

【導入までの経緯】

ーSPALO導入以前にあった背景課題とはどのようなものだったのでしょうか。

曽根様
1つは、介護業界にとって緊急の課題である「人手不足」の影響です。
高齢化社会において要介護者の需要は増える一方、我々介護支援者の供給は減少の一途をたどっております。
そうなると、ますます現場業務の人手が足りなくなるため、今のうちに事務作業の労働生産性を高める必要があるという状況です。
長谷川様
もう1つは、「介護保険法に関わる制度変更」です。

今年6月に、厚労省から介護サービスの事業所・施設におけるペーパーワークの削減に向けて、改正省令が公布されました。
具体的には、介護保険の指定を受け、介護サービスの事業所・施設が自治体へ提出する書類項目の一部を削除し、全体的な簡素化を図るというものです。

取材担当
なるほど。この2つの動きを背景に「事務作業のペーパーレス化」が貴社の優先課題となられたわけですね。

【現場の課題】
ー実際の現場ではペーパーレス化に関する課題認識はどのようなものだったのでしょうか。

ウェルシア様インタビューの画像3

▲つくば本社にて
営業所所長兼訪問介護部門トレーナー 曽根様

曽根様
現場業務は「利用者宅訪問」→「サービス提供」→「報告書記録」→「報告書保管」という流れなのですが、中でも「報告書保管」は膨大な管理コストがかかる点で悩みの種でした。
我々の所属地域の条例では、文書は5年間紙で保存する必要があり、毎月段ボール1箱でも足りない量の紙保管をおこなうには倉庫に頼るしかないからです。
この悩みに対し「記録時に紙をデータ化できれば、保管すべき紙の量は一気に減るのでは?」との考えに至ったことが、会社として本格的にペーパーレス化に着手するきっかけとなった出来事です。

【導入のきっかけ】
ーその出来事をきっかけに、どのような流れでSPALOをご存知になりましたか。

長谷川様
ソフトバンク株式会社からの紹介がSPALOとの出会いのきっかけです。
「スマートフォンと音声で介護職員の報告書が作成できるサービスがある」という話から、SPALOを知りました。
当初はシステムを使うならタブレットで、というイメージがあったので、まさかスマートフォン1つで済ませられるサービスがあるとは思いもよりませんでした。
興味をもったので、まずは話を聞いてみようと思ったのが始まりです。

【導入の決め手】
ーどのようなポイントがご導入の決め手だったのでしょうか。

長谷川様
我々管理者にとって、ご利用者の安全を守ることが第一ですので、スタッフには現場業務に集中してもらうことがなにより重要です。
そのため、システム導入には2つの判断基準を決めていました。

① 現場スタッフの報告業務が簡素化すること
そして、
② 現場で、管理者と介護職員とのコミュニケーションが円滑になること
です。

SPALOはスマートフォンと音声で①に適うサービスですし、
SPALOを使う上で利用可能なLINE WORKSというチャットツールは②を“報連相”の部分で役立てるサービスであると話を聞いて感じました。
いくつか検討したシステムもありましたが、現場経験豊富な我々管理者が直観的に聞いて使いやすいと思うサービスは現場にとっても便利だろうと感じた為、時間を置かずにすぐに導入を決めました。

▲「訪問介護日報」SPALO作成イメージ

 

ウェルシア様インタビューの画像4
▲LINE WORKS会話イメージ

【導入後の声】
ー初期導入時の現場の声はいかがでしたか。

曽根様
正直、最初の1カ月はなかなか現場に浸透しませんでした。
というのも、現場の中にはベテランのスタッフも複数在籍しており、普段スマートフォンを使わないベテランスタッフにとっては、
スマートフォン×チャット対話×音声入力という3つの新しいシステムを一気に使いこなすのは混乱を極めることだったからです。
しかし、若いスタッフの比率が多い営業所でSPALOを運用して業務が楽になったという声が広がったことを機に、ベテランスタッフ中心の営業所にも徐々にチャレンジしてみようという空気が生まれました。
結果的に、導入から3カ月で、導入した事業所のスタッフが一連の報告業務をSPALOで運用できるようになり、達成感に満ち溢れたことをよく覚えています。

導入後の効果
ー運用が定着してからは、主にどのような効果がありましたか。

長谷川様
期待していた通りですが、SPALOの主な効果は、報告書の記録がスムーズになったことと、保管作業の時間が減ったことです。
現場スタッフの訪問記録は鮮度が大事です。
記録内容には、事実として書くべき内容以外にも、要介護者の様子をみて気付いた課題点など、我々の資産となる情報が含まれています。
この記録を、スタッフの記憶が鮮明なうちにデータで記録し共有してもらうことはサービス改善に向けた大きな手助けになります。
保管作業に関しては、記録のデータ化により、管理者による内容確認・書き写し・倉庫保管という一連の業務が短縮化されたことを意味しています。
定量的にいうと、1カ月で2~3日分の作業時間が節約できました。
曽根様
想定外の部分で更に良かった点は、指示内容と報告業務の照合作業が不要となった点です。
管理者は、現場から提出される報告書と電話での指示内容が合っているかを照合するという、効率の悪い二度手間作業を今までやっていました。
これが、LINE WORKSのチャットツールを介することで、指示内容と提出された報告内容が同じ画面上で一度に参照できるようになりました。
別々の紙同士を照らし合わせる作業自体がなくなりました。
また、管理者はスタッフの現場訪問時に電話を通して指示を出すことがあるのですが、これでは管理者が指示内容を都度記録しておく必要があります。
電話での指示をLINE WORKSのチャットに置き換えることで会話の記録も残るため、指示の伝達漏れも防げます。
自分が指示した内容が読まれているか確認できるのもいいですね。
これぞ、LINE WORKSとSPALOの組み合わせならではの魅力だなと実感しました。

【今後期待すること】
ー今後あるとより良い点などでご意見ございましたらぜひお聞かせください。

長谷川様
そうですね……。直観的な部分になるのですが、入力したい項目があるときに「画面を直接タッチして項目を呼び出す機能」があると更に便利ですね。
というのも、今は

  1. 音声やテキストで項目を呼び出す
  2. 指定した項目で合っているか確認する
  3. 内容を項目に入力する

という流れかと思いますが、

①②がタッチ操作で済ませられると入力作業の導線が短くなるので、より素早く、ラクに入力できるようになると思うんです。
この機能をご用意いただけると、より現場のスタッフもSPALOを使いこなしてくれるようになると感じております。

ー長谷川様、曽根様。この度は貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
今後の参考にさせていただきます。引き続きSPALOを、よろしくお願いいたします。

 

~読者のみなさまへ~

高齢者人口の増加を背景に、今や働き手不足で悩める企業が多い介護業界。
しかし、その様な状況の中でも、ITの力を借りることで
ペーパーレスと業務時間短縮を実現することは大いに可能であるということを
ウエルシア介護サービス様は示してくださいました。

介護業界の皆様だけでなく、人材不足で悩めるより多くの企業様に
SPALOを使って、業務効率化の効果を実感していただければ幸いです。

ご興味のある方は、ぜひ弊社までお問合せください。
よろしくお願いいたします!

※記載されている内容は取材当時のものであり、一部現状とは異なることがありますが、ご了承ください。