ダンボールいっぱいの報告書のペーパーレス化!SPALOとLINE WORKSでスリム化を実施

報告書のペーパーレス化のイメージ

皆さん、マンガは雑誌派ですか?単行本派ですか?それともアプリ派ですか?
この数年で紙媒体から電子書籍へ読み方を変えた方は多いのではないでしょうか。

書籍だけでなく、ペーパーレス化の波がビジネスの世界にも押し寄せてきています。
今回はSPALOで報告書のペーパーレス化に成功し、様々なメリットが生まれた事例をご紹介したいと思います。

まず「ペーパーレス」と聞いて、何を今更と思う方もいらっしゃるかもしれません。
それもそのはず、ペーパーレスの歴史は古く、何十年も取り組まれ続けている果てしない戦いなのです。

ペーパーレスの始まりは70年代にまで遡ります。
その始まりはコンピューターによる電子メールの誕生と言われています。
手紙がデジタル化したのです。

そして90年代に入り、様々なワープロソフトが普及し、デジタルドキュメントが大量生産されました。
しかしこの頃までは、パソコンの普及によって消費される紙も増えていくという状況でした。
デジタルで作成したファイルを結局はプリントして参照していたのです。

ですがこの現象は2005年頃を境に変化していきます。
プロジェクターの登場など様々な要因がありますが、大きな理由としてモバイル端末の普及が挙げられます。

国内印刷用紙の生産量推移のイメージ

日本製紙連合会よりデータ取得

実は紙の生産量が減少し始めたのはここ10年余りの事です。
それまでは資料をデジタル化する事はできても、それを手軽に参照する事ができませんでした。

その課題を解決したのが、スマートフォンをはじめとするモバイル端末でした。
そして現在、モバイルとクラウドという技術を使い、ペーパーレスは新たな仕組みと価値を持つようになりました。
その2つの技術を活用しているSPALOはまさに最新のペーパーレスソリューションと言えます。

あらためて「ペーパーレス」の一般的な定義をおさらいしたいと思います。

ペーパーレス【paperless】
企業や官庁などで、紙を使わずに情報や資料をコンピューターなどによって処理・保存すること。

デジタル大辞泉(小学館)

この定義の中で大切なのは、「処理」の部分だと考えています。デジタル化して紙を無くす事に止まらず、それを活用してこそ初めてペーパーレス化の効果を実感できると思います。

毎月積み重なる報告書のダンボール箱

訪問営業を主体とするお客様から、大量の報告書をどうにかしたいというご相談をいただきました。
具体的にはこのようなお話でした。

  • 「何百人もいる営業マンから訪問先ごとに報告書が提出されるので紙で溢れかえってます。」
  • 「後で振り返ろうと思っても大量の報告書の中から目当ての情報が取り出せません。」
  • 「報告書は紙に書いて作成しているので何枚も用紙を持ち歩いています。」
  • 「営業先から直帰することもあるので外出先から報告書を提出したいです。」

毎月ダンボール箱1個分の報告書が発生し、不定期に行われる監査の為に5年間も保管する必要がありました。
12ヶ月×5年=60箱。どこにこれだけのダンボール箱を置いておけば良いのでしょうか。
その中から過去の報告を探し出しす事もほぼ不可能と言って良いでしょう。
私達はこの課題を解決する為の最善の仕組みを考えました。

LINE WORKSでオールクリア

お客様のサービスの性質上から、よりセキュリティ性の高い報告方法が求められました。
そして毎月発生する大量のダンボール箱。

これらの課題を全て解決するのに最適なソリューションがありました。
LINE WORKSというチャットツールです。

過去の投稿( LINEとはどう違うの?ビジネスチャットLINE WORKSの便利機能を紹介 )でもご紹介させていただきましたが、ビジネス版LINEとして多くの企業で社内チャットツールに採用されています。
今回はLINE WORKSのドライブ機能を利用してSPALOを導入させていただきました。

LINE WORKSは独自のクラウドサーバーにユーザー専用のドライブが設けられています。
課題となっていた大量の報告書をこのドライブに保存する事にしました。
管理者はこのドライブから好きなファイルをいつでもダウンロードすることができます。

報告書をSPALOでデジタル化しクラウド上に保存した結果、場所をとることが無くなりました。
更にアーカイブ化(時系列に沿って探しやすく一覧化)された事で過去の報告も振り返り易くなりました。

ペーパーレス化したことによって削減できたことを整理したいと思います。

  1. 印刷しなくなった(経費を無くした)
  2. 報告書を漁らなくなった(時間を無くした)
  3. 紙を保管しなくなった(空間を無くした)
  4. 報告書を持って営業しなくなった(荷物を無くした)

ペーパーレスの理想郷 エストニア

皆さんエストニアという国をご存知ですか?
名前は聞いたことあるけど……という方もいらっしゃると思いますが、この人口130万人の小国エストニアが今、最先端技術を活用した電子国家と呼ばれ世界から注目されているのです。

エストニアはロシアやフィンランドに近く、1991年に旧ソ連から再独立した国です。
2002年にeIDカード(日本でいうマイナンバーカードのようなもの)が配布されたことを契機に、電子署名(デジタル文書に対する印鑑やサインに相当するもの)が公式に利用され始めると行政、民間にかかわらず様々なドキュメントがデジタル化されて扱われるようになりました。
政府の閣議なども一切紙を利用することはありません。
資料は事前にサーバーにアップロードされて参加者ならどこからでも内容を確認することができるので、会議当日には要点しか話されません。

その結果、会議の時間は大幅に短縮され、用紙コスト・コピー費も削減されました。

先日遅ればせながら日本でも国会内のペーパーレス化を盛り込んだ国会改革案が提出されました。
国会では文書の電子化が進んでおらず、衆参両院の印刷関連費は年間約12億円(18年度予算額)もかかっているのです。
一刻も早く取り組んで欲しいですよね!
そして取り組まなければならないのは私達も同じなのです!

今こそSPALOでペーパーレス!

お話したように、モバイルとクラウドを利用したことで紙を無くしただけでなく、データを活用することでその他の付随する課題まで解決することが可能になりました。
これが最新のペーパーレスの一例です。

SPALOでは、ドライブ保存だけではなく、メールにファイルを添付したり、チャットのトーク上にファイルのダウンロードリンクを表示したり、スプレッドシートに出力するなど、お客様の利用シーンに合ったデータの利用方法をご用意いたします。
これまで長く取り組まれてきたペーパーレスですが、革新的な技術が生まれた今こそペーパーレスを本格的に実践してみてはいかがでしょうか。

SPALOを使ってどんな紙を無くしデータをどう活用できるのか包括的にご提案させていただきます。
是非ご相談下さい。