「複数店舗をラクに管理したい…」マネージャーの悩みと戦った記録

事の発端はとある複数店舗を経営する企業からのご依頼でした。
その企業では徹底した機材管理を行っており、毎日複数店舗から定時報告を機材単位で受け続けるという作業があります。

毎日機材の状態が記入された紙が送られてくる日々。
当然ながらその数は膨大になり、まさに資源の無駄とも言えるほど高く積み上がっているとのことでした。

せっかく管理しているのに何も活かされていないどころか、オフィスのスペース的にも問題になっている……。
その状況を打破するため、ペーパーレス化に取り組む一環でSPALOを利用したいとのこと。

そもそもなぜ膨大な紙を受け入れ続けていたか

現状の課題として最も大きい「紙で報告」がなぜ行われていたかを突き詰めることになりました。

現場で報告業務を行っている方々は、定期的に機材をチェックします。
別の作業の合間に機材の置いてある部屋へ入り、特定の場所にかかっている紙を持って入力しています。

長く続けられてきた慣習から、そもそもそれ自体に疑問を持っていないようでした。
紙媒体の報告書を使っている企業の多くがそうであるように、その企業もまた、「誰でもわかるから」という理由で紙を使い続けていたようです。

紙の報告書を使うメリット

だからといって、紙を使うメリットがないわけではありません。
理由は上記であるように、とにかくわかりやすさでは群を抜いています。

また、自由に手書きすることでより便利にできる一面もあります。
ある程度、できることが固まった状態のシステムを使うと「なぜこれができないんだ」と逆に混乱を招く場合もあります。

SPALOでは項目やシナリオを、実際に使っていただきながら修正することでより理想のインターフェースを目指していますが、それでも手書きの自由度にはなかなか近付けません。

手書きの自由度が高いことで効率が保たれているタイプの書式では、自由こそが正義のケースがあるので、一概に紙はダメ!ということにはなりません。

とにかくシンプルかつターゲットを絞ったシナリオ

最も必要なことは「情報を正しく記入すること」です。

当然、機材管理には入力すべき特定の項目があり、それがすべて数字である特徴があります。
数字だけを抽出すればいいわけではなく、その機材に対応した数字を小数点まで含めて入力できる必要がありました。

シナリオ開発を進めているうちに、機材は常に店舗ごとに順番通りの並びを持っているということが判明しました。
記録していく方も、基本的には順番通りにそれを記録していくとのことです。

さらに簡易的な操作を目指すために、複数機材をいっぺんに入力できる仕組みにしたところ、これがかなり効果的だったようです。

現場で実際に作業する方の習慣に合わせてストレスフリーなユーザーエクスペリエンスを実現することで、現場でも受け入れられるようになりました。

システムの形骸化の原因の多くは機能の詰め込み過ぎ

CRMのようなリソース管理システムは、うまく使わないと宝の持ち腐れになるパターンがあります。

かといってなんでも詰め込めばいい、というわけではないのが導入の難しいところです。
あれもこれも、とやっているうちに「入力項目が多すぎて使いづらい…」となって、そのまま使わなくなるケースもありがちです。

まずは「何を実現したいか」を徹底的に絞りきって、「まずはこの作業だけ導入しよう」とするほうが段階を追って浸透させていけるでしょう。

スマートフォンやタブレットが現場でどう思われるか

実際に導入する際に、現場の方は年齢幅は広いということを聞いていたことで一つ懸念点がありました。

スマートフォンやタブレットといった電子機器を仕事の入力デバイスとして受け入れられるかということです。
それまでは紙とペンという馴染み深い道具を手に仕事していた方々に、急に「これでやってね!」としても戸惑うだけでしょう。

そういった意見も出たようですが、現場で使うインターフェースとしてLINEを採用していたこともあってそこまで導入困難に陥ることもなかったようです。

日常生活でも使い慣れたチャットツールがそのまま仕事道具に変えていただくことで心理的ハードルはグッと下がります。

スマートデバイスを現場に持ち込む勇気が必要

学校や職場でプライベートの携帯電話を出す行為は誉れ高い行為ではないことが多々あります。
公私混同しないようにするために、社則や校則でNGとされている場合も少なくありません。

ですが、最近では企業単位でスマートフォンやタブレットを導入することで、セキュリティの指針や制限がかかったデバイスが普及しつつあります。

そういった新しい道具をうまく使えば、かなり効率的な仕事が期待されるでしょう。
確かにサボりに使えるモノではありますが、きちんとしたルールのもとで利用することでここまで頼りになる道具は他にありません。

会社全体ではなく、たとえ個人のスマートデバイスでも、それで効率化できる仕事があれば導入を一考することも大切です。

現場目線で導入することが効率化の近道

どういった業種であっても、現場に最も親しいところにいる方々の目線でSPALOを導入することで効果が最大化されます。

今回の企業の場合は、特に確認作業よりも現場の比重が多いとのことだったので、とにかく現場目線での導入となりました。
少しでも負担を減らすことで職場環境づくりに尽力している姿勢はきっと現場の方々にも伝わるでしょう。

現場と管理部の格差をなくしたいとお考えの方はぜひご気軽にご相談ください!
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