営業メンバーからの低かった報告率を上げるためにモチベーション改善

営業メンバーからの低かった報告率を上げるためにモチベーション改善

営業メンバーを多く抱える企業様から、メンバーからの報告が行われずに困っているので、SPALOを使って解決できないかというご相談をいただきました。

その営業チームでは、会社から支給されたガラケーのメール機能を使って、フォーマットのないフリー入力で営業報告を行っていました。

商談で疲れた後に、文章を考えてガラケーでメールを打つことを考えると報告への腰が重くなるのも分かりますよね……。

チーム内でスマートフォンが支給されたことをきっかけに、報告業務を改善できないかということでSPALOへお声掛けをいただきました。

メンバーが報告したくなるような仕組み作り

まずはじめに私達は、営業メンバーの報告作業を限りなく軽くすることを目指しました。
その為には、実際に報告作業を行っている現場メンバーに会って、直接お話を聞く必要があると思い、メンバーミーティングに参加させていただきました。
報告の内容、場所、時間帯、頻度、日々発生する様々な不都合など、多くの情報を収集することができました。そして何より、仕事に対する熱意を間近で感じる事ができ、少しでもお力になりたいと思いました。

ヒアリングした内容を元に、本当に報告するべき内容を項目化し、営業報告の為の帳票を作成しました。
フォーマットを定めたことで、メンバーによる報告内容のブレを無くすことができます。
同時に、メンバー自身で報告事項を考える必要も無くなります。

帳票作成の高速化

次に私達が取り組んだのは、帳票作成の高速化です。

入力内容がいくつかに絞られる項目の場合は、Botとの会話の中でリストボタンを表示して、その中から選択して入力することにしました。
キーボード入力を極力無くすことで入力時間を大幅に削減することができました。

この営業チームでは、複数の営業先を回った後にまとめて報告することが多いとのことです。
通常、帳票が完成し、送信した後に帳票を新しく作成する場合は、「リセット」と入力する必要があります。
これを送信後に自動的にリセットし、新しい帳票の最初の項目についてBotから入力を問いかけるようなシナリオに変更しました。
この変更により、すぐに次の報告の入力を開始することができるようになりました。

報告履歴の活用

SPALOでは管理者様向けに、メンバーの送信した帳票の内容をWeb上で一覧形式で確認することができる管理画面を提供しております。
一覧は期間で絞ることが可能で、CSV出力することもできます。
今回はこの管理機能を活用して、月次でメンバーの報告実績を集計することで、チームの実績管理、メンバーの評価を行うことが可能になりました。
あくまでも、いくつかある評価のうちの一つですが、評価と結びつけたことで報告業務そのものに意味を持たせることができました。
メンバーの報告に対する意識を大幅に変えることに成功しました。

改善されたのはモチベーションだった

私達は当初、報告率の向上を目標としてこの案件に取り組んでいました。
ですが、SPALOを提供した後、お客様からいただいた言葉は、メンバーのモチベーションが改善されたというものでした。

SPALOでデータ化された報告内容を解析した結果、営業活動を新たな観点で評価する事ができるようになりました。
活動指針が明確になり、なんでもなかったルーティンワークが目的を持って取り組まれるようになり、新たなモチベーションへとつながったのです。
自分の仕事っぷりが正しく評価されることは嬉しいですよね。

SPALOは、課題解決に最適なカスタマイズを行い、報告業務の様々なストレスを軽減し、メインワークに励む人々を応援するサービスを目指しています。