【事例・株式会社東名ヒューズ】ITツールの組み合わせで業務効率化に成功!

SPALO×RPAで業務削減を実現!簡単報告書作成で提出漏れの回避と入力精度UP

SPALOとRPAを組み合わせることで、レガシーな自社システムへの入力を自動化し、業務効率化を行った東名ヒューズ様。

ビジネスイノベーション事業部の加藤様に、導入の経緯と導入後の効果についてお話を伺いました。

株式会社東名ヒューズ ビジネスイノベーション事業部 加藤様
株式会社東名ヒューズ ビジネスイノベーション事業部 加藤様

チャット入力×自動化で業務改善

株式会社東名ヒューズと、加藤様の事業部について教えてください

加藤:株式会社東名ヒューズは長年にわたる電気系卸売業で培ったネットワークを生かし、これまでにない価値共創を実現しています。私たちビジネスイノベーション事業部ではデジタル推進アドバイザとして最適なソリューション(AI・RPA・IoT・オンライン商談・分析レポート等)を組合せ貴社のビジネスに付加価値を創造させます。また満足度の高い弊社サポートチームは貴社のビジネス環境の改善に寄与致します。

以前よりRPA 「Robo-Pat(ロボパット)」を利用して日常業務の自動化を行っていたという東名ヒューズビジネスイノベーション事業部様。
今回、スマートフォンから音声入力・送信ができるSPALOと出会い、RPAと組み合わせた連携を行う事で日常業務の効率化に繋がったとのこと。

具体的にどういった連携を行っているのでしょうか

加藤:毎日提出を義務付けられている「営業日報」はチャット形式で入力ができる「SPALO」を用いて報告。RPA「Robo-Pat」を使用し自社システムへ自動入力することで業務作業の簡略化及び効率化を実現しました。

導入以前の課題

加藤:営業メンバーはその日の商談内容などを旧来の社内システムに日報として報告しなければいけません。
社内システムの日報はフリーフォームで、人により入力内容がバラバラでした。内容を纏める時間やパソコンでの作成が手間で投稿遅延・投稿忘れに繋がり、業務及び顧客管理に生かし切れていない部分が多いことが課題にありました。

導入後はどう変わりましたか

加藤:スマートフォンから音声入力が出来るSPALOを導入した事により入力が簡単になりました。Botからの質問にチャットで回答する形式のため、日報内容を細かく指定することが可能になり、個別にばらつきがあった記入内容を統一することができました。それにより営業メンバーもどのような報告内容にするのかに時間をとられることなく、閲覧者も見やすい日報になりました。統一感のあるデータとなり業務運用と顧客管理の効率化が実現いたしました。

連携前のイメージ

SPALOを用いることで、会話形式で質問を細分化。
まるで上司や先輩が聞き取りをしているような会話が可能なので、日報のクオリティを一律にすることが可能に。

連携後のイメージ

SPALOだけでなくRPAを使った連携をされていますね?

加藤:SPALOだけでは社内システムへの連携は難しかったので、さらにRobo-Patを利用し、SPALOで作成した内容を自動で社内システムに投稿するようにしました。
Robo-Patは一度シナリオを作成しておけば毎日自動で作業をしてくれます。それにより、営業メンバーはSPALOで日報を送信するだけで、その内容を社内システムへ投稿する手間を削減。勤務時間外での処理設定で時間の有効活用が可能になりました。

連携内容について

SPALOでチャット入力した内容は、SPALO管理画面から閲覧が可能です。
RPA「Robo-Pat」が管理画面から毎日一回履歴をダウンロードし、社内システムに記載します。

連携のイメージ図

連携についてはこちらの動画もご覧ください。

RPA「Robo-Pat」の特徴のひとつはシナリオ作成などの操作にプログラミングなどの特別な技能を必要としないこと。「現場担当者レベル」で運用が可能です。

同部署で実際にRPAを運用している担当者のみなさまの写真
同部署で実際にRPAを運用している担当者のみなさま

SPALO、Robo-Patを今後はどのような業務に利用していきたいですか?

加藤:SPALO、Robo-Patの連携により、個々のばらつきが統一化でき、時間のムダ・業務のムダを省くことが出来ました
写真添付や位置情報取得を生かすことが可能な「作業報告」や「経費精算」などSPALOの特性を生かした活用案が社内から上がっています。これにより社員の就労環境が改善され、社内のモチベーションも上がり、より高い生産性を生み出すことができると感じています。

加藤様、ありがとうございました。

記事内で使用していたRPAをご紹介

今回記事内で東名ヒューズ様が利用していたRPA「Robo-Pat」のご紹介です。

Robo-Pat
※Robo-PatはFCEプロセス&テクノロジー社の登録商標です

Robo-Pat(ロボパット)とは株式会社FCEプロセス&テクノロジー社が開発した純国産のRPAソフトです。専門の知識が不要で操作が分かりやすく、現場担当者や事務職の方が自分で業務を自動化することができます。そして、オンライン会議システムを使った「Web家庭教師」などの無料サポートが充実していることも魅力です。

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