【DX推進】手書きの工事日誌をデジタル化!SPALOで現場の報告書作成をスマホからタイムリーに報告!履歴データのCSVを活用し工事ごとの出勤日数の集計や給与計算にも活用《導入事例》

本日は岐阜県にある建設業の導入事例についてご紹介させていただきます。SPALOの特徴とExcelを有効活用し業務効率化を叶えた事例です。是非最後までお読みください。

お客様情報

業種:建築・土木業
利用シーン:工事日誌、工程管理、給与計算
人数:10ID

SPALOとは

スマートフォンやタブレットからチャット形式で質問に答えるだけでExcelなどの報告書作成やシステム入力を可能とするチャット入力ツールです。入力方法がチャットのため、普段パソコンやITツールに慣れていない人でもLINEで友人や家族と連絡を取り合うように入力できることから紙の報告書からデジタル化する第一歩としても定評のあるサービスです。音声やテキストによる対話形式でドキュメントやシステム連携する技術に対し、特許も取得しています。(特許第6682638号)

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SPALO導入前の課題

  • 工事日誌が手書きのため、読みづらい
  • 記載内容が人によっては乏しい
  • 工事日誌をもとに「正」の字で出勤日数等を計算するため手間がかかる
  • 現場から会社に戻って工事日誌を書いている
  • 戻ってから書いているため記載内容を忘れる

SPALO導入前の業務フロー

作業員

現場作業→帰社→工事日誌の作成→提出

社長

工事日誌を一枚一枚チェック→紙に直接「正」の字を記載し出勤日数や購入品を集計する。

事務員

工事日誌から「誰が」「今月」「どの現場に」「何日」出ていたかを確認し給与計算を行う

SPALO導入後の業務フロー

作業員

現場作業→SPALOで現場から工事日誌を作成

社長

集計したいタイミングでSPALOの管理画面から工事日誌のCSVをダウンロード
集計ExcelにCSVを貼り付けて集計完了!

事務員

集計したいタイミングでSPALOの管理画面から工事日誌のCSVをダウンロード
集計ExcelにCSVを貼り付けて集計完了!

SPALO導入後の成果

作業員

  1. タイムリーな報告が可能になりました
  2. チャットの質問に回答していくため抜け漏れがなくなりました
  3. 会社に戻る必要がなくなりました

社長

  1. 集計作業が各段ラクになりました
  2. いつでもどこでも管理画面から履歴を確認できるため会社にいない時でも社員の行動を把握できるようになりました
  3. 転記作業がないため集計ミスがなくなりました

事務員

  1. 集計作業が各段ラクになりました
  2. 転記作業がないため入力ミスが減りました

つまりSPALOを利用し、『生産性が向上』いたしました!

使用している工事日誌ボットはこちら

工事日誌の送信データをもとに集計する仕様のため、これまでの手書き工事日誌に少し項目を足しました。

集計用Excelはこちら

SPALOの管理画面から工事日誌の履歴をCSVでダウンロードします。
その後、Excelの別シートにCSVを貼り付けると上記の集計用Excelシートに
入力内容が自動反映されます。

給与計算シートも同様でExcelを利用し集計をしています。

SPALOの入力イメージはこちら

ボットの質問に答えるだけなので操作方法は簡単!
「日付」や「時間」は『今日』『明日』『今』『五分前』などと答えるだけで
正式な入力内容に変更してくれます。
また、入力が終わるまでどんどん質問が流れるので抜け漏れなく報告が可能です。
さらに、スマホの入力が苦手な方は音声入力も対応しています。
今回のボットはなるべく自由記述で煩わしくならないよう、ボタン選択できる質問も多めに設定しました。

まとめ

今回、こちらの企業のみなさまには『工事日誌』ボットを活用し、その後工程である集計作業に役立つ取り組みを行いましたが、今後は「見積書」や「請求書」など他の報告書類の作成も検討していく予定です。

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