【導入説明会】【平均年齢73歳】佐倉市シルバー人材センターの会員が手書き報告書をIT化!高齢者のDX推進にSPALOを起用。ペーパーレス化とコロナ禍における高齢者の事務所立ち寄りの回避に

千葉県佐倉市にある公益社団法人佐倉市シルバー人材センターにて弊社が提供するサービスの「SPALO」が採用されました。
本日は、採用に至った経緯と操作説明会における様子をご紹介させていただきます。

シルバー人材センターとは

高齢者が働くことを通じで生きがいを得るとともに、地域社会の活性化に貢献する組織で、原則として市(区)町村単位に置かれており、基本的には都道府県知事の指定を受けた社団法人で、それぞれが独立した運営をしています。
一般家庭や企業・官公庁などから業務を受注し、就業を希望する高齢者(会員)に働く場を提供をしています。健康目的や地域のコミュニティーとして活動をする高齢者が全国に大勢います。

佐倉市シルバー人材センターについて

千葉県佐倉市にある公益社団法人のシルバー人材センターで、令和3年10月には創立40周年を迎えます。平均年齢73歳の会員が約1,100名所属しており、介護や枝木剪定・草刈り、家事支援など様々な職種で年間約1万7千件もの業務を行っています。
佐倉市シルバー人材センターWEBサイト

SPALOとは

スマートフォンやタブレットでチャットの質問に答えるだけでExcelなどのドキュメント作成や、システムへの入力ができるチャット入力ツールです。入力した内容は管理画面から閲覧、ダウンロードができ、チャットボットをユーザー自身で簡単に作成できるサービスとしてペーパーレスを実現したい企業やITツールが苦手な人でも簡単に使えるサービスとして定評があります。
SPALO WEBサイト

SPALO導入に至った経緯

手書きの報告書は、判読し難い文字や集計ミスが散見されるなど、従来から課題がありました。また、報告書を提出するためだけに事務所に会員が立ち寄ることは、
昨今のコロナ禍においては大変リスクでもありました。そこで、佐倉市シルバー人材センターではいち早くICT化に目を向け、ICT推進委員会を立ち上げ、高齢者でも簡単に利用のできるITツールを採用し、業務効率化を進めることを決断しました。

SPALOの対象業務と業務フロー

植木職の会員が業務を行った後、センターに報告する就業報告書。
受注表と就業報告が一緒になっており、明細としても利用されていました。
Excelのフォーマットを印刷し、手書きで記載していました。


導入説明会:スマートフォンの操作方法について

植木職のみなさまに集まっていただき、スマートフォンでの報告書作成の操作方法勉強会を開催しました。普段からLINEを使っている方が多く、説明なしにサクサクと入力をしてくださりました。

一番時間がかかったところはなんと!!アプリのダウンロードでした!笑
Apple IDがわからない!パスワードなんてしらない!などと試行錯誤しながらも
SPALOアシスタント(弊社が提供している報告用チャットツール)のアプリを無事にダウンロードすると皆さんそれぞれキーボードで入力してみたり、音声で喋って入力をしてくださいました。

「今日」と言うと「YYYY年MM月DD日」に自動変換される部分は「おおおおおお!」と言う声が会場に響き渡りました。笑

導入説明会:SPALOメーカー(管理画面)の操作方法について

後日、センターのICT委員会のみなさまにお集りいただき、今度は管理画面の操作方法説明会を行いました。

SPALOメーカーでできることは大きく分けて2つ。「チャットボットの作成」「履歴の閲覧・ダウンロード」です。その他、SPALO利用にあたっての設定やお知らせ通知機能などがご利用いただけます。

報告書作成はスマートフォンやタブレットで行いますが、管理画面の操作はブラウザでの利用につき、パソコンをご持参の上、チャットボットを作成してみたり、スマホで送信した報告書をダウンロードしました。

《チャットボット作成手順》

  1. 手元にあるExcelのフォーマットを管理画面に読み込む
  2. ボット名を作成する
  3. 例:日報 など

  4. シナリオを設定する
  5. 例:
    項目名「日付」
    質問文「日付はいつですか?」
    回答タイプ:「日付」

  6. 完成したボットを承認する

上記のようにユーザーさま自身で簡単にチャットボットを作成できます。今回は以下のような作業報告書のボットを皆さんが作成しました。

手順通りに作成し、完成したらスマホで実際にご自身が作ったボットを動かしてみることでより理解が深まったと思います。「簡単!」「楽しい!」などの声もあがりに終始賑やかに行われました。

まとめ

今回、佐倉市シルバー人材センターの会員モニター、管理者向けに2度の導入説明会を開催させていただきました。慣れないITツールでもまずは「やってみる」の行動力があった佐倉市シルバー人材センターだからこそ、実現した貴重な機会でした。

日本でのLINE利用者は70%を超えると言われています。だからこそ、「チャット」入力は高齢者でも取っかかりやすい入力インターフェースのひとつだと言えます。

実際、皆様にご利用いただき改めて実感したことは『SPALOの入力自体に戸惑うことはない』という操作性の簡易さでした。
今回、縁あって佐倉市シルバー人材センターさまとICT化を取り組むことになりましたが、今後、入力業務の簡略化で悩んでいる企業さまにとってSPALOが解決策となれるよう、ますます機能開発等に力を入れて参ります。

「ITツールが苦手な人が多くなかなかDX推進ができない」
「紙の報告書が多く、データ活用ができていない」
「報告書作成での残業時間や業務時間を短縮したい」

など、何かお困りのことがありましたらお気軽にご相談ください。

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