SPALO活用術【vol.1】スマホで簡単『作業報告書』

株式会社ビズオーシャンが提供するSPALO Maker(スパロメーカー)を使用し、『作業報告書』を作成する流れをご紹介します。

SPALOとは

チャットBOTを活用し、 スマートフォンでオリジナルBOTと会話しながら、
Excel帳票やシステム入力を実現できる新しいサービスです。

例えば!
外出先からPCを開くことなく、
聞かれたことに答えるだけで書類の作成が完了するため、

  • 営業マンが外出先から書類作成を行うことで生産性の向上に寄与
  • 現場作業での紙書類をシステムに入力しなおす二重入力の手間コスト削減

といった用途で効果を発揮しています。

つまり、会社に戻らずともいつもの日報や商談報告などの指定の書式をPC不要で作成ができます!

SPALO Makerとは

管理画面上にExcelのファイルを読みませ、 ボットを作成いただけます。
作成したボットはスマートフォンまたはタブレットで
専用アプリを通してファイルの生成が可能です。

▼SPALO Maker紹介動画はこちら

作業報告書の作成

上記のような作業報告書を例とし、活用方法をご説明します。

手順1:ボットを作成する

SPALO Makerにログインし、ボットを作成します。ボット作成はパソコンで行います。

  1. ボット作成のボタンを選択
  2. 基本情報を入力
  3. Excelを読み込ませる
  4. シナリオを設定

シナリオの設定は以下を入力します。

  • 回答タイプ
  • 日付で入れたい場合、時間を入れたい場合、カメラを起動し写真を載せたい場合など回答タイプによって入力をスムーズにしてくれます。

  • 回答するセル
  • 右側に読み込ませたExcelが表示されています。画像から入力するセルをクリックします。

  • 項目名
  • csvダウンロードした際のカラム名です。

  • 質問文
  • 実際にスマートフォンで操作する際に質問される文章です。

手順2:実践(アプリを起動する)

ボットが完成したらスマートフォンまたはタブレットから「作業報告書」を作成してみましょう。

  1. SPALOアシスタントのアプリをダウンロード
    ※LINE WORKSでもご利用いただけます
  2. ログイン情報を入力(SPALO Makerと同じ)
  3. 作成したいボットを選択

手順3:実践(作業報告書を作成する)

作業報告書の作成の流れは以下の通りです。

  1. アプリを起動
  2. チャットの質問に沿って回答
  3. 送信

上記のようにボット作成で設定した質問文がアプリケーション上で表示され、
回答すると次の質問に進みます。全ての質問に回答すると「送信」ボタンが表示されます。

※文章の途中で「送信」と回答することで途中でも送信可能です。

送信ボタンをクリックすると回答した内容がExcelに入力された状態でご登録のメールアドレスに送付され、管理画面上に履歴データも溜まります。

手順4:履歴を確認する

手順3で作成した作業報告書は以下の方法でご覧いただけます。

■Excelデータをメールからダウンロードする
■管理画面から履歴を閲覧・CSVをダウンロードする

Excelで確認する

Excelは手順3で送信完了するとご登録のメールアドレスに届きます。
メールはログイン者の登録メールアドレスに届きますが、複数のメールアドレスに送付することも可能です。
例えば作成者と管理者の上司へ送付する。作成者と同じチームの同僚数名に送ると言ったこともできます。

管理画面で確認する

SPALO Makerの管理画面から履歴を確認することができます。
また、履歴はCSVでダウンロードすることができます。

まとめ

SPALO Makerで「作業報告書」ボットを作成し、実際に報告書を作成するシーンをご紹介いたしました。このように日常的に作成する報告書は入力を楽にすることで生産性を上げることができます。また、報告書類を現場からタイムリーに報告することによって帰社してから作成するよりもタイムラグがないため各段に内容の精度が上がります。SPALOは他のサービスに比べて操作方法が簡単なサービスです。ご利用者さまからは導入説明がほとんど必要ない、ITツールが苦手な方でも利用できると好評です。参考になれば幸いです。

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