Excel書類へ革命!スマホとLINEで作る新時代のドキュメント作成術

スマホとSPALOでExcel作成

新社会人からベテラン会社員の方まで、仕事にExcelという相棒(もしくは敵)がついて回ることも多いでしょう。
「数字の0を先頭に付けたままにしたい場合はどうやるんだろう」「セルの結合がうまくいかない……」などなど、何度Googleの検索窓を開いたかわかりません。

平成も終わりそうなこの昨今にいつまでもカチャカチャやってられない!と憤りを感じているあなたに朗報です。
新時代はスマホとLINE(やその他チャットツール)でExcelをつくることができる時代になったのです。

ドキュメント作成サービスSPALOとは

SPALOとは、スマートフォンのコミュニケーションツールやチャットアプリに常駐するボットを使うことでドキュメント作成を圧倒的にラクにしてくれるサービスです。

ボットというと、マイクロソフト社の女子高生AIりんなのボットが頭に浮かぶ方もいると思いますが、最近では次々と日常生活におけるツールとして使えるボットが増えています。
おしゃべり相手やネタとして遊べるボットから、実用性を伴ったボットへと進化を遂げています。

その一例として、Excel作成に最適なSPALOの特長を紹介します。

直感的な操作性

LINEなどの使い慣れたアプリを使うことで、ストレスを感じることなく気軽に操作することができます。
画面に直接ボタンや日付選択ツールを表示して使うことができるので、文字入力の手間を圧倒的に短縮できます。

スマホやタブレットで使えるから屋外でも

パソコンを開く必要もなければ、家にいる必要もありません。
外出時にオフィス外から直接Excelファイル作成が可能です。

社内で使っているExcelファイルを流用可能

社内で使われているExcelファイルをそのままボットで入力できるように仕込むことが可能です。(ライト・ベーシック・プレミアムプラン)

「ボット導入のためにフォーマットを変えたくないな」と心配することなく導入できます。

生産性アップの鍵はスピード感

SPALOはとにかくユーザーのステップ数(入力などの操作の数)を減らす思想でつくられているので、通常Excelで割く時間を大幅に短縮することができます。

同じフォーマットの書類を何枚もつくらないといけないときも、「ファイルをコピーして項目の値を消して」などという手間も解消されます。

チャットアプリやクラウドとの高い親和性

SPALOの立ち位置は、チャットアプリのようなコミュニケーションツールとExcel、PDFといったファイル群、あるいはGoogleスプレッドシートのようなクラウドツールとの中間システムです。
そのおかげで、さまざまなシステムをチャットボットとして機能させることができます。

対応可能なチャットアプリやクラウドサービス

下記のチャットアプリやクラウドサービスと連携させることができます。

  1. LINE
  2. LINE WORKS
  3. Facebook Messanger
  4. ChatWork
  5. Slack
  6. Google Hangouts Chat
  7. Kakao Talk
  8. Microsoft Teams
  9. Skype
  10. Skype for Business
  11. Google Spreadsheet
  12. box

などなど、対応可能なサービスは日々増えています。

システム連携を支える多層型設計

なぜ対象のアプリをほとんど選ばずに連携できるかの秘密は、その設計にあります。

SPALOは、はじめこそLINEによるドキュメント作成を切り口に開発されてきましたが、LINE WORKSやFacebook Messangerなど、ユーザーのニーズは実に多様です。
そこで「最初から複数プラットフォームに対応できればよくね?」という設計思想のもとで開発されてきました。

個々のプラットフォームへの対応はモジュールとして扱われ、くっつけることも切り離すことも容易となっています。

対応可能なデータ出力の種類

入力インターフェースだけでなく、出力データ形式もバラエティに富んでいます。

Excelのxlsxはもちろん、PDFファイルやCSV、JSONまで、アウトプットデータ自体もカンタンに変更できるようになっています。
「入力したデータは最終的にデータベースに突っ込みたい……」といったニーズにも応えることができる仕様です。

後ろ側で動いているIBMの人工知能Watson Assistant

IBMが誇る人工知能プラットフォームWatsonのWatson Assistant(旧Watson Conversation)を利用することで、SPALOはより強固なシナリオ作成を実現させています。

SPALOのチャットボットが作り出す会話は、流れと文脈を汲み取ることができるように日々ブラッシュアップされています。

「いつ」「どのくらい」を読み取る力

多くのドキュメントで必要になるのは具体的なデータです。
「何月何日に何をどのくらい」といった項目とそれに対する値をSPALOは抽出します。

たとえば、「ミーティングの時間はいつですか?」というチャットボットからの問いかけに対して「3時間後です」という返答から正しい時間を取り出すことが可能です。

入力漏れを見逃さないシナリオベースAI

単語や一回の会話のやり取りだけでなく、会話の文脈を解釈させることによって、必要な入力項目に抜け漏れがないように補助する機能があります。

書類を提出する段階になって「ここが抜けているからやり直して」という手痛いミスを減らし効率よく書類作成をすることができます。

Excel作成に革命を起こすSPALOの柔軟性

苦手意識のある人が多いものの、おそらくこの先もなくなることがないExcelによる書類作成。
毎回「苦手だなぁ」「面倒くさいなぁ」と思いながらストレスを溜めるくらいであれば、いっそのこと現代人らしく思い切りスマートに作成したいところです。

業種や社内規定、使いやすさによって使用しているツールは異なるかと思いますが、SPALOの柔軟さで普段の仕事を効率的にすることで生産性アップにつながることは間違いありません。