【導入事例:産廃収集】産業廃棄物の収集運搬・処分事業で『SPALO(スパロ)』を導入。日々の日報や車両点検で利用していた紙の報告書を撤廃しスマートフォンのチャットで報告書作成を実現!DX化の第一歩としてデジタル化に成功。

本日は東京都に本社を構えるS社さまの導入事例をご紹介させていただきます。S社は根伐工事・残土運搬処理・産業廃棄物の収集運搬・処分事業を請け負っており、SPALOを活用し、スマートフォンから運転日報や車両点検の報告書を作成しています。

会社情報

会社名:S社

業種: 土木工事業/残土処理業/建設機械及びダンプカーのリース など

会社規模:100名

導入前の課題

紙の報告書を利用していたため集計や分析に苦労していました。ドライバーが作業をしながら書き込むため、紙が汚れることや破損、紛失の課題もあったと伺っています。

また、産廃収集のルートは毎日変動するため、印刷したものを朝礼の際にドライバーに手渡しする作業もある上に、当日集荷依頼の電話が入ることもあります。その場合運転手に電話で伝えるがリストの下に手書きで追加をするため回収ルートが効率的でない場合や最悪の場合漏れに繋がることがあるため、どうにかしたいと担当者からの要望がありました。

導入前のありたい姿

紙の日報をデジタル化し、その後の処理である集計等に活用できるようにしたい。データとしてきちんと履歴を蓄積して行きたい。との要望をいただきました。

対象の帳票

運転作業日報

いつ、誰が、どの車両でどんな作業を行ったか?に関する日報要素と作業報告、車両管理の要素が1枚にまとまった帳票。こちらは以前から利用されていた自社フォーマットをもとにSPALOで入力をすることになりました。

車両点検

車両を乗る前の日常点検表です。各項目に対する異常あり/なしの結果を記載する報告書です。

SPALOの利用イメージ

運転作業日報

運転作業日報の入力フロー

1枚の報告書ですが、ボットを4つに分けてそれぞれシーンに沿って報告を上げていきます。

①運転作業日報《始業》

②運転作業日報《積込積降》

③運転作業日報《休憩》

④運転作業日報《就業》

①~③の報告を業務フローに沿って行います。業務終了の際に④のボットを開くと①~③で報告した内容がすべて書き込まれ、最後に就業報告を行い完成です。

始業時に報告するボット

1)始業ボット

日付や天候、車種車番、出庫時間、出庫場所、出庫時のメーター指針、アルコールチェック、健康状態などをチャット形式で報告し、出発します。

2)積込積降ボット

作業を行う際のボットです。積込か積降かをボタンで選択し、配車番号を回答します。(配車番号=取引先)「位置情報を取得」ボタンを押すとGPSでその場所を検知し、自動で都道府県+町名を取得します。

例)東京都新宿区四谷の場合…東京都新宿区

積込作業や積降作業を行う度に入力を行う手間を考え、ここではなるべく入力者の負担が少なくなるようボタン形式をメインに採用しています。

休憩時間を報告するボット

3)休憩ボット

休憩の開始時間、終了時間を報告します。まとめて休憩を取れない場合、最大4回に分けて休憩時間の取得が可能です。その場合、その都度SPALOから送信します。

4)就業ボット

全てのボットを回答したら最後に就業ボットである「運転作業日報《就業》」のボットを開きます。すると始業時、作業時、休憩時に報告した内容が全て就業ボットに読み込まれ、最後に回答すべき項目を入力します。1日でボットを数回に分けて報告し、一枚の「運転作業日報」を完成させます。

日常点検

車両点検の帳票もSPALOで作成しています。SPALOでは異常があるかどうかについて質問が問いかけられるため、「異常あり」と回答すると異常箇所についてチェックボックス形式で回答できる設問に変わります。異常箇所についてチェックをつけ選択すると帳票完成時には対象箇所は『異常あり』と記され、それ以外の部分は『異常なし』が自動で記載されます。

よって、1問ずつ異常あり/異常なしについて都度回答するのではなく、異常がある箇所のみ報告するだけなので異常が一切ない場合は「異常なし」と回答すれば、その後は殆ど入力する箇所はありません。

ココがポイント

①紙の帳票のデザインは変更しないため、完成品は以前と運用が変わらない

②チャットの質問に答えるだけなので操作に迷わない

③業務の流れに沿って操作を行うため終業後の報告書作成業務が撤廃できる

④ボタン操作を積極的に活用し、キーボードでの自由入力など、ドライバーの業務の妨げやデジタル機器の操作に不慣れな人でも活用できるように設計

まとめ

S社はドライバーの方が作成する紙の帳票を撤廃することでデジタル化を実現したいとのご要望でしたが、業務をしながらの報告になるため、なるべく時間がかからない方法かつ、操作が簡易なものを探していらっしゃいました。

SPALOはチャットの質問に回答するだけなので操作方法に迷いが少なく、以前から利用している自社のフォーマットを活用することが出来る点から採用に至りました。完成したデータはExcelやCSVでのダウンロードも可能です。後工程での分析や集計にも活用いただけます。同じような課題を持つ方はお気軽にご相談ください。

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