テレワークできない職種は現場への「直行直帰」で「三密」を避ける!

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新型コロナウイルス(COVID-19)の影響はますますその大きさを増しています。
4月8日、ついに緊急事態宣言が発出されました。東京、神奈川、千葉、埼玉、大阪、兵庫、福岡の7都府県が対象となっており、対象とされた地域では4月13日週から指定業種への休業要請も行われる見通しです。
感染拡大防止には通常の生活での「接触」を8割減らして2割にする必要があるといわれており、いよいよその重みを増す外出自粛。当然その波は企業にも大きな影響を与えており、多くの企業が緊急的にテレワークやリモートワークを取り入れています。

テレワークが難しい業種

在宅勤務はすべての職種・業種で可能なわけではありません。テレワークやリモートワークが可能な業種・職種はどうしても限られてしまいます。
例えば生活必需品を扱う小売店などでは接客が避けられないし、社会インフラを担う鉄道なども出勤が不可欠です。
その他にも設備の点検・清掃作業など、現場での作業が必要となる職種は在宅で作業・・・とはいきませんので、テレワーク・リモートワークの導入は難しいでしょう。

しかしながら、そういったテレワーク・リモートワークが難しい業種・職種こそ社会インフラに近い仕事であり、簡単に「テレワークできないなら休業」とはいかないのが現実なのです。
いま、医療崩壊が話題になっていますが、医療従事者だけでなく医療現場である病院を清掃している事業者が休業してしまったら、院内の清潔が保てなくなり間接的に医療現場が崩壊してしまうおそれすらあるのです。

現場での作業は絶対。なら削れるのは・・・?

では、点検や清掃など現場での作業が人との接触を避けることは難しいのかというと、そんなことはありません。工夫の余地はあります。
まず、現場での作業は絶対です。現場で連携を取るために人と接触してしまうのもなかなか避けずらいでしょう。では、どうしたらいいのでしょうか。

答えは、事務所作業です。
点検や清掃の仕事は現場での作業がその多くを占めますが、現場以外の作業で絶対に避けて通れないのが事務所やオフィスでの事務作業です。そして必ず行わなければならない事務作業が、点検や清掃の結果報告書の作成ではないでしょうか。

オフィスは三密を満たしている

日本の多くのオフィスは気密性・密閉性の高いビルの一室であり、従業員の人数に対し十分なスペースがあるとは言い難いのが実情です。実はライブハウス等と同様にオフィスも「三密」の条件は十分に満たしており、だからこそテレワークの必要性が叫ばれているのです。さらに、報告書の作成のためだけに事務所やオフィスでの作業を行う場合、一人一人に割り当てられたパソコンではなく、数人が同じ報告書用のパソコンを使う場合も多いです。新型コロナウイルスをはじめとしたウイルス類はパソコンのキーボードやマウスなどを介しても感染するといわれており、さらに感染リスクを高めることとなってしまいます。現場での作業が必要な設備点検や清掃などの仕事で、現場での作業は避けられないとしても、オフィスや事務所での作業は避けたいところです。

しかし、いままでPCで作成していた報告書を現場で作成するには、現場にパソコンを持っていく必要があり、なかなか現実的ではありません。
そこで注目を集めているのが、現場で必要書類を作成できるアプリです。
事務所やオフィスでの作業である報告書のをスマートフォンで行うことが出来れば、三密である事務所やオフィスに立ち寄る必要がなくなり、現場への直行直帰が叶います。

テレワークができなくても、人との接触を減らすことは十分可能なのです。

直行直帰を叶える報告書アプリの条件とは

報告書作成アプリは様々な種類があり、あらかじめアプリ側できまったフォーマットに入力ができるだけのものから、スケジュールとの連動ができるものまでさまざまです。
導入を検討するにあたり、注目すべきポイントをお伝えしていきます。

報告書のフォーマットは自由かどうか

報告書作成アプリの中には、アプリ側で用意しているデフォルトのフォーマットしか使えないアプリが多くあります。普段行っている報告と同じ項目が用意されているかどうかは、導入前に必ず確認しなければいけないポイントになります。
また、たとえ同じ項目をが用意されていたとしても、混乱しているこの時期に報告書のフォーマットが変更になるのは現場の作業員にとっても、報告相手のクライアントにとっても避けたいもの。今までの報告書フォーマットが使えるにこしたことはないでしょう。

出力するファイル形式

見落としがちですが、出力するファイルの形式も大きなポイントです。報告書作成アプリで一番多いのは「作成した報告書はアプリ内で閲覧可能」「外部への共有は画像ファイルやPDFファイル」というパターンですが、今までと同じ(エクセルで作っていたのならばエクセル)で出力できるほうが良いでしょう。

パソコンの管理画面は用意されているか

報告書をスマートフォンで作成しても、その報告書を閲覧するのもスマートフォンのみ・・・では困ってしまいます。
クライアントに送信する報告書はもちろん、管理部門で記録・集計・分析等をおこなうためにはパソコンから閲覧できる管理画面があるととても便利です。

アプリの使い方は簡単かどうか

毎日パソコンを使う機会の多い管理部門の方と違い、現場で作業を行う方はパソコンの扱いに慣れていない方も多いです。また、スマートフォンのアプリといえども業務アプリは普段のスマートフォンの使い方とは異なる操作が必要なものも多く、一見して使い方がわからない、めんどくさそうという印象を与えがちです。
操作方法がわからないと、管理部門へ使い方の問い合わせが殺到し管理部門の工数が増えてしまったり、最悪使ってもらえないことも。
操作が複雑でなく、普段使っているスマートフォンの使い方に馴染んだ操作であることで導入時のハードルをぐっと下げることが可能です。

SPALOはチャット形式で報告書を作成

株式会社ビズオーシャンの提供するSPALO(スパロ)は報告書がスマートフォンから「チャット形式で会話するだけ」で作成できるスマートフォンアプリです。

今使っているフォーマットがそのまま使える

SPALOなら 今使っているエクセルのフォーマットがそのまま使えます。だから余計なオペレーションの変更も、報告項目の変更も必要無し!
特別な報告項目がある場合でも、柔軟に対応できます。

パソコンの管理画面から履歴をダウンロード

SPALOはパソコンの管理画面が用意されていて、報告書の履歴一覧をCSV形式でダウンロード可能です。さらにパソコンの管理画面に入れる権限を設定することが可能なので、現場から報告する作業員さんはスマートフォンのみ、報告を見る管理部門の方はパソコンも・・・と役割ごとに使い分け可能です。

アプリの操作は超簡単。チャットするだけでエクセル完成

SPALOアプリの使い方は超簡単。チャット形式で質問に答えるだけで、どんどんエクセルが完成していきます。ユーザーの最高齢はなんと70才超え(!)
スマートフォンで書類を作ることに慣れていなくても、ふだんつかっているコミュニケーションツールに近い操作だから誰でも簡単に入力が可能です。
現場で操作に困ることが少ないので、管理部門も楽ちんです。

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※現在、新型コロナウイルス対策支援として無料にて1ヵ月ご利用いただけます。

まとめ

現場作業を伴う業種はテレワークや在宅勤務が難しく、感染リスクの低下は難しいと思いがちです。
しかし、ITツールを適切にすることで感染リスクの大幅な低下が可能なのです。
ぜひSPALOで三密のオフィスを回避する「直行直帰」を検討してみてください。