株式会社MJS Finance ＆ Technologyが提供するSPALO（スパロ）を使用し、『作業報告書』を作成する流れをご紹介します。
尚、今回同じフォーマットでの導入であればお申込み後、即時利用OK！
さらになんと【1ID 200円】でご利用いただけます！
お一人でのご利用も大歓迎です！ご興味がある方は最後までご覧ください。
報告はスマホやタブレットから
SPALOはスマートフォンやタブレットでチャットの質問に回答するだけで、Excel帳票の作成やシステム入力を実現できるサービスです。
例えば！
外出先からパソコンを開くことなく、
聞かれたことに答えるだけで書類の作成が完了するため、
- 営業マンが外出先から書類作成を行うことで生産性の向上に寄与
- 現場作業での紙書類をシステムに入力しなおす二重入力の手間コスト削減
といった用途で効果を発揮しています。
つまり、会社に戻らずともいつもの日報や商談報告などの指定の書式をPC不要で作成ができます！コロナ禍における直帰対策としてもオススメです。
管理者はブラウザ版の管理画面にアクセス
報告者がSPALOで送信した内容は管理画面上に履歴として蓄積されます。
また、報告させたい内容はユーザーさまが自由に設定できます。
普段利用しているExcelのファイルを読みませ、 ボットを作成いただけます。
作成したボットはスマートフォンまたはタブレットで
専用アプリを通してファイルの生成が可能です。
▼SPALO紹介動画はこちら
作業報告書の作成
上記のような作業報告書を例とし、活用方法をご説明します。
手順１：ボットを作成する
SPALO Makerにログインし、ボットを作成します。ボット作成はパソコンで行います。
- ボット作成のボタンを選択
- 基本情報を入力
- Excelを読み込ませる
- シナリオを設定
シナリオの設定は以下を入力します。
- 回答タイプ
日付で入れたい場合、時間を入れたい場合、カメラを起動し写真を載せたい場合など回答タイプによって入力をスムーズにしてくれます。
- 回答するセル
右側に読み込ませたExcelが表示されています。画像から入力するセルをクリックします。
- 項目名
csvダウンロードした際のカラム名です。
- 質問文
実際にスマートフォンで操作する際に質問される文章です。
手順２：実践（アプリを起動する）
ボットが完成したらスマートフォンまたはタブレットから「作業報告書」を作成してみましょう。
- SPALOアシスタントのアプリをダウンロード
※LINE WORKS、Microsoft Teamsでもご利用いただけます - ログイン情報を入力（SPALO Makerと同じ）
- 作成したいボットを選択
手順３：実践（作業報告書を作成する）
作業報告書の作成の流れは以下の通りです。
- アプリを起動
- チャットの質問に沿って回答
- 送信
上記のようにボット作成で設定した質問文がアプリケーション上で表示され、
回答すると次の質問に進みます。全ての質問に回答すると「送信」ボタンが表示されます。
※文章の途中で「送信」と回答することで途中でも送信可能です。
送信ボタンをクリックすると回答した内容がExcelに入力された状態でご登録のメールアドレスに送付され、管理画面上に履歴データも溜まります。
手順４：履歴を確認する
手順３で作成した作業報告書は以下の方法でご覧いただけます。
■Excelデータをメールからダウンロードする
■管理画面から履歴を閲覧・CSVをダウンロードする
Excelで確認する
Excelは手順３で送信完了するとご登録のメールアドレスに届きます。
メールはログイン者の登録メールアドレスに届きますが、複数のメールアドレスに送付することも可能です。
例えば作成者と管理者の上司へ送付する。作成者と同じチームの同僚数名に送ると言ったこともできます。
管理画面で確認する
SPALO Makerの管理画面から履歴を確認することができます。
また、履歴はExcel、CSVでダウンロードすることができます。
SPALOのお申込みはこちら
■ボット数：最大3（作業報告書のボットを１つプレゼント）
■ユーザー数：1ID～14IDまで
■履歴閲覧：管理画面からの閲覧、Excel、CSVダウンロードOK
■料金： １ID あたり 200円（税別）
■支払い方法：クレジットカード
■契約期間：1ヵ月毎の自動更新（初回のみ最低3か月）
※弊社で予めご用意した作業報告書の他、最大2ボットまで自由なボットを作成いただくことが可能です。
申し込み方法
まずは2週間無料でお試しください。
無料体験はこちら
お試し期間中にオンライン決済（カード決済）で本導入が可能です。
まとめ
SPALOで「作業報告書」ボットを作成し、実際に報告書を作成するシーンをご紹介いたしました。このように日常的に作成する報告書は入力を楽にすることで生産性を上げることができます。また、報告書類を現場からタイムリーに報告することによって帰社してから作成するよりもタイムラグがないため各段に内容の精度が上がります。SPALOは他のサービスに比べて操作方法が簡単なサービスです。ご利用者さまからは導入説明がほとんど必要ない、ITツールが苦手な方でも利用できると好評です。参考になれば幸いです。
