業務改善が進まない3つの理由とたったひとつの解決法

業務改善、業務改革が進まない・・・その悩みを抱えている組織は多いです。今回は、様々な企業や組織の業務改善をお手伝いしてきたSPALO事務局だからこそ見えてきた業務改善や働き方改革が進まない組織の共通点と、解決するたったひとつの方法を伝えしていきたいと思います。

理由① ドラマが多すぎる

今これを読んでいるあなたは、業務改善を命じたものの進捗が芳しくないと悩んでいる経営者の方でしょうか。それとも、命じられた業務改善に頭を抱えている管理職の方でしょうか。いずれにしても、組織において「業務改善」や「業務効率化」「働き方改革」を行うとなった時、はじめにやることはほぼ同じです。

多くの組織はまず改善計画を策定します。そこに書かれた内容は、組織の規模によって多少の違いはあれどほとんど共通です。

  1. 業務工数を測定
  2. 作業比率の多いノンコア業務を特定
  3. 業務オペレーションの確認
  4. 改善計画の策定
  5. 関連部署への説明
  6. 経営会議で説明
  7. 実施確定
  8. 現場への運用落とし込み
  9. 効果測定

長いですね・・・。長い道のりです。「どれも必要な工程」確かにその通りです。そして、それぞれの工程にドラマがあるのです。担当者を次々と苦難が襲うドラマ。ここを読んでいるあなたはまさにそのドラマの主人公だったりしませんか?

 

理由② 「すぐできる」ことほど効果が「すぐ消える」

例えば、研修よる社員のスキルアップ。研修を行ったあとは、その効果が目に見えて実感できることも少なくないと思います。けれど3日後、5日後、1か月後、その効果はどうなっているでしょう。

「あれ?あのときあんなに効率上がってたはずなのに元に戻ってる・・・?」

なんて経験ありませんか?

実は研修効果の定着に悩んでいる経営者は少なくありません。

他にも「会議時間の削減」に取り組んだ企業では、結局のところ「決まらない」会議になってしまうことも多いです。さらには偉い人の話が会議時間の中で一番長いなんて誰も指摘できないなんてことも・・・

結局のところ「すぐにできる」ことあは効果が続かなかったり、それほど効果的ではないような結果に終わってしまいます。

理由③ すれ違う改善への想い

それではやはり、地道に業務改善、効率化を進めていくしかない。

計画を作り、新しい業務フローを作り、ツールを導入し、いざ実行できるようになったとします。これでハッピーエンドでしょうか?

そんな上手くいくのであれば、あなたは今このページを読んでいないはずです。

現実は、現場の反発が激しかったり、ひどい時には新しい業務フローが現場でまったく受け入れられないときもあります。しかしここで「現場の人間は業務の効率化に消極的だ」と決めつけてしまうのは大きな間違いです。

業務効率化を行うために、なにかツールを導入するとします。真っ先に思いつく「実現したいこと」ことはなんでしょう?

  • 集計の手間を省きたい
  • もっと簡単にチェックが出来るようにしたい
  • 入力の二重化をやめたい

これらはすべて「管理部の負担を軽減する」効率化です。

多くの場合、業務効率化で削る「ムダ」は管理部門の「ムダ」です。実は現場のメンバーにとっては実務のフローが変わるだけで特に楽になるわけではありません。むしろ新しい業務フローを覚える分工数が増えるとも考えられます。だからこそ「管理部門に業務効率化を押し付けられた」と感じてしまうのです。

 

たったひとつの解決法

大きな変更は時間がかかりすぎる。個人の教育やスキルアップは長続きしない。管理部が楽になるツールは現場に受け入れられない。受け入れられたとしても、使い方がわからないなどの質問で管理部門がパンクしてしまう。

これが働き方改革の現実です。

では、どうすればこの現実を変えることができるのか。答えは意外に簡単です。

業務フローを大幅に変えることが無く、管理部での集計や管理がやりやすく、同時に現場も楽になるツールを導入すればいいんです(!)

・・・なにを当たり前のことを、と思うかもしれません。けれども、それを実現するツールがあったとしたらどうでしょうか。

例えば弊社の入力ツールSPALO(スパロ)は、入力業務に関してそれを実現するツールです。

営業報告や巡回報告などの現場から管理部門へ報告するエクセルファイルを、現場でスマートフォンからチャット形式で入力できるツールです。

手前味噌ではありますが、業務効率化のためにツールを導入する際は「管理部門」「現場」の両方が楽になるツールを選ぶことが肝要なのです。

まとめ

業務効率化が進まない理由、いかがでしょうか。

今回は弊社がSPALOをご紹介させていただく企業様から寄せられた悩みの中でも、多くの企業様に共通していた内容を中心に紹介しました。

ご興味のある方はぜひこちらからSPALOの資料を手にとってみてください。