働き方は単独業務だけ見ても改革されない?

働き方改革は効果を実感できない?

働き方改革という言葉は聞かない日がないほど浸透しましたが、デロイト トーマツ グループの「働き方改革の実態調査2020」によると、実施企業は約90%に及ぶのに対し、効果実感割合は約半数に留まっています。

働き方改革の実態調査2020棒グラフ
働き方改革の実態調査2020円グラフ

同調査をさらに見ると効果実感割合において、コンプライアンス対応が80%、次いでデジタルトランスフォーメーション(以下DX)促進が64%、セキュリティリスク低減が61%と続きます。この中でDX促進に注視してみると、確かに契約書や請求書の電子発行が進んでいおり、顧客管理においても名刺管理ツールの知名度が近年で広がっているなど「実感」できるようになったと思います。
しかし、DX推進によって導入した企業でも劇的に業務効率が良くなったとは実感できないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に営業職の方や現場を回る方には実感し辛い部分があるかと思います。では数字で見れば改善は実行されているのに、実感には至っていないのはなぜなのでしょうか。

数字を単独で見ると、改善効果が実感しにくくなる

経費精算の処理にて紙での処理に20時間かかっていたところを、ツール導入によって時間を半分に短縮できたとします。しかし、経費精算書を集めるのに40時間かかっていたとしたら、実質的な削減時間は六分の一に過ぎないという見方ができます。清算書の作成も処理の時間とみなせば、削減割合はさらに小さくなります。これは他の書類の作成にも当てはまります。外回りの従業員が日報を作成するために30分かかっていたところをツール導入で10分削減できたとしても、作成するためオフィスに戻る時間が30分かかっていれば、効果は薄まってしまいます。

ボトルネックは複数作業の共通過程にある

業務を分解していくと、他業務と共通している箇所が幾つか出てくるのではないでしょうか。事務であれば出社、必要書類の収集、捺印申請、郵便局・役所への外出があたるでしょう。請求書の電子化が広まったのは出社以外の全てが一つのツールで完結するためです。
コロナ禍によるテレワークで出社も解決されるように思われますが、現場仕事が主な業務では報告書作成などはオフィス以外では行いづらく、導入し辛い方もいらっしゃるのではないでしょうか。このような従業員にとっては「移動時間と待機時間の短縮」がキーとなります。

片手で入力できることのメリット

パソコンだと片手で入力するのは難しいですが、スマホやタブレットであれば片手で入力ができます。このことは機器の設置が不要、つまり場所を選ばず入力ができるというメリットをもたらします。さらにスマホやタブレットで書類を作成できれば、カメラが無くとも写真の撮影・添付が容易となり、現場で書類を作成することは報告事項の抜け漏れも期待できます。

スマホで書類を作成するなら「チャット形式」が楽

書類作成はエクセルやワードが主流かと思いますが、officeソフトをそのままスマホやタブレットで扱うのは難しいのではないでしょうか。書類には種々ありますが、基本的には「どこに」「何を」「どういう形式で」入力するのかというのはあまり変わりません。特にフォーマットが既にある書類であればなおさらです。

SPALOなら簡単に書類が作れる

弊社の提供するSPALOであれば、チャット形式で入力項目を順番に指定させることが可能です。さらに「日付」「数字」「ボタン選択」「写真添付」「位置情報取得」など外回りの方が報告書や日報を作成するために必要な項目が揃っています。
今ある書類をカンタンにスマホ入力に対応させられるので、特に「ITツールは使い方が分からない」「最初の設定が面倒で嫌だ」「従業員が使ってくれるか分からない」という方にお勧めです。