働き方改革・生産性向上・業務効率化…こんなことはございませんか？長年定着してきた業務を変えることに不安を抱えている現場と思い切って業務フローを見直し、改革したいと思っている管理者で温度差が出ている。ここでは業務効率化についての要点を抑え、ゼロから考え出した身になるポイントをお伝えしたいと思います。
業務効率化とは
業務効率化とは…その名の通り業務を効率的に進めるように仕組み化することです。
では、何をどうすれば仕組み化出来るのでしょうか？
一般的には業務上の［ムダ］［ムリ］［ムラ］をなくすことだと言われています。
- 仕事の量が見合っているか
- 無くても良い業務を行っていないか
- 業務に偏りがないか
などです。
生産性向上と業務効率化はイコールではない
業務効率化＝生産性向上ではありません。
よく類似していると思われがちな［生産性向上］との違いですが、業務効率化とはあくまでも生産性向上させるための［手段］となります。
業務効率化における目的とメリットとは
目的
先ほどにも述べたように業務効率化とは［ムダ］［ムリ］［ムラ］をなくすことです。個人、企業にとってそれぞれ異なるとは思いますが、業務効率化を実現し、生産性を上げ、その先にある様々なメリットを生み出すことが目的です。
メリット
昨今の少子高齢化から人材の確保が難しくなっている現在、従業員の退職は会社にとって大きな打撃となります。業務効率化を実現し、生産性向上が叶えば従業員の満足度を上げ、離職率を下げる…、ムダな作業や業務をなくすことで残業代をなくしコストを削減すると言ったメリットも生まれるでしょう。
業務効率化によって現場から不満の声が上がるイメージが強い方も多いのではないでしょうか。しかし、実際には現場にも多くのメリットが生まれます。
あくまでも一例ですが…
管理者は…
- コストを削減できる
- 従業員満足度の向上
- 離職率の防止につながる
- 従業員の自発性が高まる
- ムダを省くことで残業代が減る
担当者は…
- 削減した時間で新しい業務が出来る
- 余裕が出来ることで社外に目を向けられる（自発性向上）
などです。
業務効率を上げる手法は？
では、何をすべきでしょうか？働き方改革が施行され、様々なサービスや事例が紹介される中、自分の会社に見合ったモノを見つけることは難しいですよね。
ここではいくつかの手法を分類を分けて紹介したいと思います。
会社として出来ること
システムなどITツールの導入
昨今では働き方改革法案の施行により様々な業務効率化ツールと呼ばれるものが生まれました。
- 自動化…RPA（ Robotic Process Automation ）のように定型業務をロボットに代行してもらうツールを導入し、人員を削減・業務を削減します。
- 便利ツールの導入…経費精算システムや勤怠管理システムなどを導入し、アナログな作業をIT化することで時短につながります。
- クラウド…いつでも何処でもアクセスできるよう、資料などはクラウドストレージを活用することによって外出先や自宅からも業務が可能になります。外出先から直帰出来ることでムダな移動時間や残業代の削減につながります。
※セキュリティに不安を抱える方はVDI（Virtual Desktop Initiative：デスクトップ仮想化）の導入など、端末にデータを残さないよう工夫する等クラウドシステムも様々な活用方法が出ています。 - スマホツールの活用…PCを開かずともスマホで簡潔できるようなアプリを利用する。例）スマホ対応のSFA、報告書作成アプリ、勤怠管理アプリ、チャットツールなど
ムダな業務・作業などの排除
会議時間の短縮／排除
進捗報告会になっているような会議は排除し、チャット上で簡潔する。などムダな会議をなくすことも一つの例です。ダラダラと長い会議は集中力も切れ、身にならないことも多いです。会議時間を短縮するためには以下のような方法があります。
- 会議で話す内容は事前にアジェンダを共有
- 出席者が事前に話す内容を準備する
きちんとした準備をもって会議に臨めば時間を短縮しても効果が落ちることはありません。※会議をスタンディングでやる企業も増えています
紙資料の作成・保管の業務はなくす
出来上がった報告書を印刷し、ファイリングし保管をするという業務は思い切って廃止しましょう。ペーパーレス化にもつながりますし、紙を残すことによって保管場所や管理の必要性も出てきます。データ化することによって検索も楽になりますし、紙代や人件費の削減につながります。
個人で出来ること
業務におけるちょっとした工夫
ショートカットキーを覚える
PCを活用するにあたってショートカットキーを知っているか否かで作業スピードも変わります。あくまでも一例ですので是非色々なショートカットキーを覚えてみてください
例）
Ctrl+P…印刷
Ctrl＋C…コピー
Ctrl＋V…貼り付け
Ctrl＋Z…一つ戻る
Ctrl＋Tab…タグの切り替え
Windows＋←or→…画面を半分にし矢印の方向に移動する
テンプレートの使用
ExcelやWord、Power point などのテンプレートを活用することも一つですが、昨今では無料でダウンロードできる《テンプレートサイト》も多数あります。「FAXの送付状をつけたいがひな型がない」など咄嗟に必要となった資料等はテンプレートを使用することで時短が叶います。
また、社内で指定の［フォント］［フォントサイズ］［デザイン］などがある場合は予め設定した《原本》を用意しておくこともオススメです。
業務効率化についてきちんと意識する
スケジュールの管理
タスク表を作成したり、カレンダーに細かい業務も入力するようにしましょう。
一つの作業を行うにあたってタイマーを使用したり、スケジューラーでアラート機能を活用することもオススメです。
ToDoリストの活用
無料で使えるToDoリストのサービスもあれば、よく見える場所に付箋を貼り、今日やるタスクを忘れないよう貼り付け、終わり次第はがすといった作業をすることもオススメです。今日やるべき業務がどれぐらいあり、進捗状況がどのぐらい進んでいるのか？を常に可視化することで必然と業務効率化されていくと思います。
まとめ
業務効率化を図ることで生産性を上げ、業績をアップする、コストを削減する努力をしてみましょう。これまでの業務フローを変えることは容易ではありません。だからこそシステムを導入するなどの新たな取り組みを視野に入れることも必要です。また、業務効率化を図る場合は継続的に長期間で望んでください。業務効率化が実現すれば従業員の満足度も必然的に上がるでしょう。従業員の満足度が上がれば離職率も下がり、社員の士気が高まり、より良い会社に変わると感じます。今回紹介した内容はあくまでも一例です。参考になれば幸いです。
