働き方改革関連法案が施行され、業務効率化に対する意識が日本中で広まっていますが、特にバックオフィス部門での改革が著しいのではないでしょうか？今回はバックオフィス部門とは何なのか？業務効率化することでのメリットや手法についてご紹介させていただきます。
バックオフィスとは
そもそもバックオフィスとは何でしょうか？
職種で言うと《総務・人事・経理・法務・財務・庶務…》など直接お客様と対峙しない『間接部門』『非対面業務』のことを呼んでいます。ここで言うお客様とは収入源となる顧客を表します。
よって人事部門などで人材会社の方と打合せ等をすることもあると思いますが、この場合のお客様とは異なります。
バックオフィス部門を効率化させるメリットとは？
- 人件費削減
- 社員のモチベーションアップ
- 新たな業務を遂行できる
上記の3点をあげさせていただきました。
人件費削減
バックオフィスの業務を削減することによって残業代など人件費を削減することができます。例えばこんなシーンはありませんか？
＜経理部門のあるある＞
・月末になると経費精算の作業である従業員の残業時間が20時間も増える！
・現場からもらった経費精算の書類に不備が多く差し戻しの手間が多い！
・月末月初が来るのが億劫…
→業務効率化が叶うと
・残業代が減り、人件費の削減が叶います。
・例えばITツールを活用し、不備のチェックなどを機械に代行させることができます
・効率化が叶えば月末月初も恐くありません♪
社員のモチベーションアップ
業務が多いことでモチベーションが上がることは「ない」とは言いませんが大半の方は業務が減る方を望むのではないでしょうか？
実際に転職理由などのデータを調べると『残業が多い』は上位にランクインしています。
参考：転職理由ランキング2018（https://doda.jp/guide/reason/）パーソルキャリア株式会社
業務効率化が実現し、生産性が上がれば残業を減らすことができ、結果として社員のモチベーションアップにつながります。それによって離職率も下がる可能性も高いです。
新たな業務を遂行できる
バックオフィスの業務は非対面業務がほとんどであり、毎日同じメンバーと作業を進め、決まった業務をミスなく円滑に進めてくれます。営業などフロント業務の立役者となり、様々な業務を遂行してくれますが、日々の大きな変化がない分、モチベーションの維持も難しいと言われています。
業務効率化を実現し、日々の業務に余裕が出来れば新たな業務に取り組むことができます。
例えば、業務効率化で削減できた時間を使い、営業事務が普段よりも数日早く見積を提出できるようになった場合、顧客満足度も上がり受注件数も増えるかもしれません。
新しい業務にチャレンジすることでモチベーションアップに繋がる可能性もあります。
バックオフィス部門で業務効率化に向いている業務は？
では、実際に業務効率化を進める場合、どの部門から着手すべきでしょうか？
向いている業務について紹介いたします。
- 総務部門…勤怠管理・給与計算など
- 経理部門…経費精算など経理業務
- 人事部門…採用管理など
- 営業事務…見積・請求書作成、会議資料作成など
上記は特に業務効率化を行いやすいのではないでしょうか？
実際にどんな方法があるのかについては次でご説明します。
業務効率化ならコレ！手法について
先ほど挙げた通り、バックオフィス部門で業務効率化を図りやすい業務は勤怠管理や
経費精算、採用管理や書類作成です。
では、どのように解決すべきでしょうか？
大きく分けて２つの解決策があります。
- ITツールを活用する
- プロに委託する（アウトソーシング）
ITツールを活用する
昨今では業務効率化を目的としたITツールが数多くリリースされています。
先ほど挙げた例から簡単にご説明します。
- 勤怠管理システム
パソコンで出退勤のボタンをクリックするだけで自動的に出退勤時間が記載され、月間での業務時間の集計や有給申請などもできるものや、社員証をかざすことで出退勤の時間を記憶する機能があるもの、画像認証で社員の顔を識別するものなど…労務管理システムも多種多様なITツールが出ています。
勤怠管理をタイムカードで打刻している企業や紙の台帳を使用している企業などは特におすすめです。
- 経費精算システム
予め定期券の経路情報を事前登録しておくことで出発地点と到着地点のみ入力するだけで自動的に経路検索や定期外の金額を計算してくれるサービスが増えています。
また、Suicaなどの交通電子マネーから履歴データをCSV形式でダウンロードできるサービスも増えています。このようなツールを利用することで確認作業の時間短縮も叶います。
- 採用管理システム
人事担当の方は様々な人材紹介サイトやエージェントや自社に入社を希望するたくさんの方との間に入り様々なやり取りを行います。例えば転職サイトAからの応募が1件、転職サイトBからの応募が2件、ホームページからの応募が3件、エージェントからの紹介が1件…多方向から連絡が入り、それぞれ抜け漏れの無いように管理するのはとても大変な作業です。採用管理システムでは一つのツールで複数のサイトを管理したり面接のスケジュール設定やメールのやり取りなどが可能です。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
ロボットに定型業務を代行させることも可能です。
例えば営業マンが受注した企業の請求書を発行する場合、毎月月末18時に受注登録のファイルを開き、請求書を作成し、所定のフォルダに格納するなどです。
RPAならミスなく24時間いくらでも作業を遂行することができます。
プロに委託する（アウトソーシング）
また、アウトソーシングを活用することも手法の一つです。
自社の人間で全ての業務を行う場合、業務指導などの研修時間も必要です。
しかし、現時点で業務量が多く、一日でも早く改善を行いたいのであれば、その道のプロに
託すことも良いでしょう。
まとめ
バックオフィス部門の業務効率化については特に今注目されているのではないでしょうか？バックオフィス部門の存在があるからこそフロントオフィスの業務が円滑に進んでいます。そんな影の立役者であるバックオフィス部門の業務があふれてしまうと会社として成り立ちません。クラウド型サービスなどITツールを導入し業務効率化を図り、ムダな作業や時間を削減するなど、是非今以上に良い会社にしてください。
