【営業メンバーの業務効率化】業務を削減するのに業績が上がる?!業務分析からムダを排除!生産性を上げる業務改善手法とは?

会社の業績に関わる最前線で働く営業メンバー。売上に直結する営業部ではその役割故に事務的な作業は後回しとなり残業文化が根強いのも事実ではないでしょうか?今回は営業メンバーの業務はどんなものがあるのか?また業務改善をするにあたって何処に効率化のポイントがあるのか?について述べ、業務効率化を図る手法をお伝えしたいと思います。

営業活動とは

モノ(商品)やコト(サービス)を誰か(企業や人)に販売し、利益を創出するために行う活動です。営業の種類は以下の通りです。

営業手法はいくつかあり、アポイントを取らずに直接訪問でアプローチをかける飛込み営業や電話営業の他、昨今ではインサイドセールスにも注目が集まっています。
※インサイドセールス…メールや電話、TV会議などで営業を行う内勤型の営業スタイル。

さらに、業績を上げるために営業メンバーが日々行っている業務は複数あります。

  • 見込み客の探客
  • アポイントの設定
  • 提案資料作成
  • 商談・打合せ
  • 顧客対応
  • 見積書・請求書作成
  • 営業進捗報告
  • 日報・報告書作成

上記は営業活動の中でも一部を抜粋したものです。
では何処を削減すべきなのでしょうか?

営業職の業務内容で削減すべきものは?

冒頭でも説明した通り業績に関わる最善線で働くのが営業の皆さんです。よって業務内容で削減すべきものは売上に直結しない業務とし、営業活動の時間を今よりも満たしてあげることが必要ではないでしょうか?

例えば商談や顧客対応などは売上UPのために遂行しているためコア業務とし、社内会議や交通費精算などはノンコア業務とします。以下の図は弊社の営業メンバーが実際に行った業務分析です。

営業メンバーの業務分析結果

上記のように業務分析を行い、売上には直結しないノンコア業務が削減対象となります。

営業職の業務効率化方法

ではノンコア業務のうち、業務効率化をするにはどのような方法があるのか?手法についていくつかお伝えしたいと思います。

社内会議の回数を減らす・時間を短くする

会議内容によっては回数を削減する必要があります。例えば、営業進捗など数字の報告のみの会議であれば、対面会議で行わず、チャットツールや会議対象者が全員閲覧できるシステムやExcel・スプレッドシートなどのツールを使用し、進捗報告は可視化することで解消出来ます。

また、会議の前に議題についてのレジュメを作成し、会議資料を配布しておくことで事前説明なく本題に入ることが出来れば会議時間の短縮をすることも可能でしょう。時間の管理をしっかり行うことが成功のカギとなります。

移動時間の工夫

昨今ではスマートフォンの進化が著しく、パソコンを持ち歩かずとも業務ができるようになってきています。例えば、移動時間に報告書類などの資料を作成出来るサービスを使用すれば、営業メンバーは会社に戻らずとも、商談報告や営業日報を作成することが出来、そのまま直帰することが可能になります。

スマートフォンで報告書作成スパロ

【SPALO(スパロ)】https://spalo.jp/

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現在の業務フローを大きく変えることなく、一日のスケジュールの中で
発生しがちな「ムダ時間」を活用し、報告書作成を行うことで帰社後のデスクワークをなくす。タイムリーな報告を行うことが出来るサービスです。

TV会議システムの活用

また、対面での商談や打合せをTV会議に移行することも一つの手段です。
移動時間を削減出来る分、商談の回数を増やせる・顧客フォローの時間を増やせるなどのメリットがあります。
もちろん、相手先によっては訪問が向いていることも大いにあります。

交通費・経費精算の簡略化

  1. 経費精算システム
    訪問が多い営業職の方は交通費精算にも時間がかかるのではないでしょうか?月末に経費精算で残業をしているという話もよく耳にします。例えばExcelで手入力していた経費精算を経費精算システムを導入することによって、発着地点を入力し、料金を自動精算したり、ICカードを読み込み履歴をCSV形式で落とし、入力をスムーズにすることで経費精算の時間を短縮することも出来ます。
  2. コーポレートカードの利用
    立替が多い場合はコーポレートカードを導入してみるのも一つの手だと思います。
    コーポレートカードで支払いが出来る交通系ICカードもありますし、社用端末のスマートフォンを利用して交通系ICカード代わりにし、コーポレートカードから引き落としが出来るものもあります。

役割分担を整える

営業メンバーは何度もお伝えしている通り会社の業績を上げることが重大ミッションと言えます。よって営業メンバーが関わらずとも出来る業務は役割を整え、分担することも必要です。

例えば、見積作成や請求書作成もその一つですが、商談に行く手前のアポ取電話を
代行するなどもあります。社内のメンバーで行う場合もあればアウトソーシングで社外の人を巻き込み代行してもらう場合もあります。

但し、正確な情報共有が必要なため、役割分担する場合はしっかりとした決まり事を設定することも重要です。

まとめ

営業メンバーの最大ミッションは会社の業績を上げることです。そのためにはいかにノンコア業務と呼ばれる売上に直結しない業務を削減し、営業活動の時間を増やしてあげるかどうか?が鍵となります。今、あなたの会社で「無くても困らない業務」や「工夫をすれば楽になる業務」はございませんか?是非一度業務内容について確認し、削減できるものを洗い出し、実践してみてください。