昨今のビジネスは「モノ」や「ヒト」のような物質的なものだけでなく「コト」に対し価値を生みだし「サービス」を買い求める時代になっています。ではそんなビジネスにおける「業務」を「改善」する。とはどのようなことを言うのでしょうか？また業務改善と言われるものの何から手をつければ良いのかわからないと言う意見もよく聞きます。今回は業務改善とはそもそも何なのか？について述べ、一連の流れやメリットデメリットについて触れたいと思います。
業務改善とは
その名の通り業務を改善することです。つまり、日々の業務の中で良くないと考えられる点を良くしてあげることを言います。
業務改善をするにあたって生み出される効果は企業によって異なります。
何故なら、経費削減のような目先の利益を生み出すために行う改善ではないからです。
業務プロセスや業務フローなどの一連の流れを変えることによって生じる変化のため、一つの作業を変えることで多方向での改善が生まれるなど効果はそれぞれです。
よって、業務改善を図るためにも、まずは日々の業務にいて振り返る必要があります。
では業務改善をするにあたって必要な流れについて話します。
業務改善の流れを知る
- 業務オペレーションの確認
- 業務工数を測定
- 削減対象の業務を特定
- 改善計画の策定
- 運用
- 効果測定
上記のように、現在行っている業務の内容を可視化し、それにかかっている時間を計算します。その中で削減対象となる業務を洗い出し、改善策を出します。改善策が決定したら実際に運用を開始し、効果測定を行うと言う流れになります。
《参考》弊社で実践した現状分析の図
図１：作業カテゴリ比率…業務工数の測定を行いました。
図２：コア業務比率…削減対象の特定のためにコア業務とノンコア業務を算出しました。
業務改善を行う上でのメリットとは
冒頭でも記載した通り、一つの業務を改善することによって多方向での効果が出る場合があります。
例えば、よくある営業マンの一連の流れです。
手書きで商談内容のメモを残し、会社に戻ってからメモをもとに報告書作成をしているため、残業が発生してしまっているとします。
この一連の流れのうち、商談現場からタイムリーに報告書を作成できるようにシステム化を
するとどうなるでしょうか？
この変化によって起きるメリットは以下の３つです。
- 帰社する必要がなくなり直帰できる
- 移動時間など隙間時間で作業が行えるため時間短縮になる
- 報告書作成までのタイムラグがないため、以前よりも精度の高い報告書を作成できる
画像はこちらを参考にしました！
そのほかに業務時間の短縮によりこんなことが起きるかもしれません。
- 削減できた時間で訪問件数が上がり営業成績が上がる
- 残業がなくなり、社員の士気が上がった
- 残業がなくなり離職率が下がった
あくまでも一例にはなりますが、業務改善を行うことで多方向でメリットが生じる可能性が高いです。紙での書類をデータ化することで印刷代や紙代などの経費削減が生まれるかもしれません。
業務改善におけるデメリットとは
では、一方デメリットはあるのでしょうか？
デメリットと言うべきなのか線引きが難しいのですが、しいて言うならば、「業務改善」を行うことは根気のいる大変な作業と言うことでしょう。
業務改善の流れのパートでも説明した通り、いざ業務改善を行おうと思うと様々なステップがあります。また、多方向で効果が出る分、複数の部署を横断した上での施策が走るため、
社内の根回しも必要でしょう。
まとめ
業務改善は日々の業務を可視化し、改善を行うことで多方向での効果を実感することが出来ます。しかし、業務改善を行う上での一連の流れは時間もかかる一大プロジェクトです。
また、改善策を実行するまでではなく、その後の経過についてもしっかり検証しましょう。つまりPDCAサイクルが必要です。根気よくしっかりと行いましょう。
