ご無沙汰しております。
株式会社SPALOの蒲原です。
弊社は2021年1月4日をもちまして株式会社SPALOを設立しました。
※親会社は変わらず株式会社ミロク情報サービスです。
年明けからバタバタしており記事投稿が滞っておりました！！
申し訳ございません！（言い訳です）
また地道にアップしたいと思いますので本年も何卒よろしくお願い申し上げます。
さて、本日の題材ですが、実際に弊社で活用している取り組みをご紹介したいと思います。
タスク管理って得意でしょうか？実際に苦手な方も多いのではないでしょうか？
私はどちらかというと得意な方です♪エッヘン！
しかし、弊社のメンバーは不得意な人の方が多いです。笑
そこで考えた対策がコチラです！
タスク管理をきちんと遂行する工夫
自分でタスクを管理するから「忘れる」し「甘える」！
とは言え、働き方改革！などと謳っているこのご時世。誰かにタスク管理の面倒を
見てもらうのもナンセンスです。そこで弊社では以下の取り組みをしています。
- タスクの期限日と内容をチームメンバーに周知させるボットを作成
- 期限日の過ぎたタスクに対し全力で怒ってくれるボットを作成
つまり…アラート機能を上手に活用しています。
以前までの業務フローはこんなイメージです。
▼業務フロー【Before】
タスクは「タスク管理」のスプレッドシートに記載
自分で記入または指示した人が記入します。
※いつ、誰に、何を、いつまでに？の流れでタスクを入力
依頼日から期限日までの差分を出し、タスク量の目安にしたり、
ステータスを「未着手」「着手中」「完了」と変更することで
タスクの進捗を確認できるようにしていました。
しかし、こんな課題がありました。
運用での課題
- 入力するメンバーが限られている
- 期限日の過ぎたタスクが延々と残っている（ステータスを変更しない）
- ステータスを変更しない（面倒）ため進捗状況がわからない
そこで冒頭にも述べたように【タスク管理をきちんと遂行する工夫】をいたしました。
▼業務フロー（After）
タスクの期限日と内容をチームメンバーに周知させるボットを作成
弊社で活用しているコミュニケーションツールのSlack（スラック）のチャンネル（トークルーム）にスプレッドシートのタスクをつぶやかせるボットを作成しました。
タスク管理表から期限日まで【5日以内】のものをSlackのチャンネルにつぶやくボットです。
が！しかし！
このように改善したものの弊社はまだまだずぼらな人間が多かったのです。
そこで第2の施策がこちらです。
期限日の過ぎたタスクに対し全力で怒ってくれるボットを作成
期限日から過ぎているタスクもカモ姉さんがつぶやきます。怒っている設定です。笑
このボットを作成して以来、他のメンバーが今何をやっているのか？を自然と知ることができるようになりました。
さらに、こんな会話も飛び交うようになりました。
「ずっと〇〇のタスクつぶやかれているけど、手伝おうか？」
忘れられない名シーンです。助け合いって大事…
このように他のシステムと連携をすることでより業務が快適になった今では
こんな取り組みもしています。
さらなる活用：Slack上でステータスを変更する
カモ姉さんがつぶやいたタスクに対し、指定のスタンプを押すと「タスク管理」のスプレッドシートのステータスを変更するという仕組みを作りました。
ちなみにスタンプを押すと「敏腕秘書のカモ姉さん」に代わり、
「営業事務のかも姉様」がコメントを返してくれます。
どうでしょうか？？？グーグルスプレッドシートの内容をSlackにつぶやき、
さらにはつぶやいた内容にスタンプを押すとスプレッドシートの内容を書き換える
という仕組みです。
どんな仕組みをしたのか？
では、どんな仕組みで成り立っているのか？についてですが、
実はGAS（Google Apps Script）で連携をさせたんです！
GASってなに？
GASとはGoogleが開発・提供している無料で使えるサービスです！
プログラミング言語のひとつで、GASを利用してGoogleが提供するサービスと
連携をしたりできます。
実際にどんなコードを書いてどのように連携させたのか？についてはこちらをご覧ください▼
【システム連携】GASを活用し、Slackとスプレッドシートを連携！タスク漏れの回避を実現。無料でできる簡単システム連携方法についてのご紹介
